REKLAME
En vellykket fest bliver sjældent husket for logistikken. Gæsterne tænker ikke over, hvornår glassene blev leveret, hvor køleskabet kom fra, eller hvem der sørgede for, at stolene stod klar. De bemærker først de praktiske detaljer, når noget mangler.
For arrangøren ser festen anderledes ud. En større fødselsdag, konfirmation, firmafest eller sommerfest kan hurtigt udvikle sig til en lang liste af reservationer, afhentninger og aftaler. Derfor er det værd at planlægge festen efter funktioner frem for at begynde med en indkøbsliste.
Hvad skal der til for, at gæsterne kan spise, sidde, få kolde drikkevarer og blive hængende, når temperaturen falder? Når de spørgsmål er besvaret, bliver det lettere at afgøre, hvilket udstyr der faktisk er nødvendigt.
Del festen op i funktioner
Det er oplagt at begynde med de store ting som telt, borde og stole. Men en fest består af mange mindre funktioner, som først bliver synlige, når dagen tænkes igennem fra start til slut.
Maden skal måske holdes varm eller kold. Drikkevarerne kræver kølekapacitet. Der skal bruges glas, tallerkener og bestik, og når dagslyset forsvinder, bliver belysningen pludselig vigtig. Ved en udendørs fest kan temperaturen om aftenen også ændre behovet.
En praktisk plan kan opdeles i områder som:
- møbler og eventuelt telt
- service og servering
- køl, køkken og tilberedning
- lys og varme
- lyd og musik
- aktiviteter og underholdning.
Først derefter giver det mening at skrive de konkrete produkter på listen. Metoden reducerer risikoen for at have husket tre slags glas, men glemt, hvor drikkevarerne skal holdes kolde.
Skeln mellem nødvendigt udstyr og festens ekstra lag
Når de grundlæggende funktioner er på plads, kommer alt det, der kan gøre arrangementet sjovere eller mere personligt.
Til en børnefødselsdag kan en hoppeborg være højt prioriteret. Til et andet arrangement kan en slushice- eller popcornmaskine være et festligt indslag, mens god lyd og belysning betyder mere til en aftenfest. Det afhænger af gæsterne og arrangementets karakter.
Her er det nyttigt at opdele listen i skal have og vil gerne have. Hvis budgettet senere skal justeres, ved man præcis, hvor der kan skæres uden at skabe praktiske problemer.
Festgear samler en lang række forskellige kategorier inden for festudlejning, fra borde, stole og service til køkkenudstyr, lys, varme og aktiviteter. Vil man danne sig et overblik over mulighederne, kan man se udvalget på festgear.dk.
Fordelen ved et bredt sortiment er ikke, at alt nødvendigvis skal bestilles. Det interessante er muligheden for at undersøge, om flere af festens funktioner kan håndteres gennem færre aftaler.
En god leveringsplan er en del af festen
At skaffe udstyret er kun halvdelen af opgaven. Det skal også være det rigtige sted på det rigtige tidspunkt – og væk igen bagefter.
Hvis borde hentes ét sted, service et andet og festudstyr et tredje, bør transporttiden regnes med i planlægningen. Det samme gælder aflevering efter arrangementet. Søndagen efter en stor fest kan blive lang, hvis bilen skal rundt til flere udlejere med forskellige afleveringsfrister.
Ved udlejning bør man derfor på forhånd få styr på, hvad aftalen omfatter. Hvornår er udstyret til rådighed? Skal det afhentes, eller kan det leveres? Hvem står for eventuel opsætning? Og hvornår skal det returneres?
Det kan også betale sig at reservere i god tid, især hvis arrangementet ligger i en periode med mange konfirmationer, bryllupper eller sommerfester. En ønskeliste er først en rigtig plan, når det nødvendige udstyr faktisk er tilgængeligt.
Den bedste festlogistik er i sidste ende den, gæsterne aldrig opdager. Når stolene står klar, drikkevarerne er kolde, lyset fungerer, og ingen mangler et glas, kan værten bruge tiden på selskabet i stedet for på at løse problemer bag kulissen.
